智能RFID手持檔案管理設備及系統(tǒng)
1 項目概況
1.1現(xiàn)階段檔案保管現(xiàn)況
近些年，國內(nèi)檔案資料工作獲得了長足的發(fā)展，檔案資料事業(yè)的規(guī)模擴大了，總量也逐漸變多，檔案的類型日益多樣性，數(shù)據(jù)量迅速膨脹。但傳統(tǒng)式檔案保管方式與技術導致的難題日漸顯出：
（一）、檔案資料著錄流程繁瑣低效能、梳理時長冗雜
傳統(tǒng)的方法下，檔案資料入場后先需進行篩選、排列，并去訂裝，然后由人力編寫檔案的相關信息，末尾手工制作抄錄檔案管理制度，并把文件目錄連著檔案資料一起裝封入檔案內(nèi)。這類操作模式耗費大量工作和時間，造成比較多檔案資料入場卻被長期性堆積、無法得到立即整理歸檔。除此之外，個人檔案著錄與檔案抄錄多見簡易、可重復性工作，手工制作處理方法促使整個流程既復雜又低效能。
（二）、檔案寄存順序容易打亂
盡管檔案資料一般都歸類儲放，但在檔案存取環(huán)節(jié)中，因為手動操作的隨機性和一些在所難免不正確，檔案寄存的順序免不了打亂，導致檔案寄存混亂，搜索艱難。
（三）、檔案查閱耗時長
伴隨著檔案資料經(jīng)營規(guī)模與類型愈來愈巨大，要搜索某一檔案資料時，先由管理人員尋找儲放該種類檔案的檔案柜，再根據(jù)檔案的著錄信息在檔案柜的每一格開展搜索。一旦檔案存取時沒有按照規(guī)定存放在指定的部位，搜索下去好比大海撈針，必須將所有的檔案資料挑選一遍。
（四）、檔案的匯總實際操作不合理
因為檔案資料數(shù)量眾多，且檔案材料都封裝形式在檔案內(nèi)，所以在匯總檔案資料時一般只核對檔案的總數(shù)。但每一個檔案內(nèi)存放的檔案資料類型、總數(shù)均不同樣，這類匯總方法根本無法真真正正體現(xiàn)檔案儲存的真實信息內(nèi)容。如果想拆卸每一個檔案開展匯總，那將是一項十分龐大工程項目。
（五）、對無效檔案的管理方法落后
有效期是檔案價值體現(xiàn)的關鍵標示之一。因而，超出有效期的檔案資料是沒有任何價值的，必須習慣性消毀以減少對檔案資料庫存量資源的占有。可是，因為傳統(tǒng)式管理機制下檔案資料匯總工作中的困難，管理者對檔案的存儲時長信息內(nèi)容把握很有誤，促使無效檔案資料無法被及早發(fā)現(xiàn)與處理。因而，許多已經(jīng)過了保存期的舊檔案資料依然和有效檔案資料一起儲存在貨架上，產(chǎn)生很多多余檔案資料，給檔案工作產(chǎn)生附加負載和成本。
1.2計劃方案總體目標
近年來各單位檔案信息化基本建設進行得有條不紊，各單位的信息化規(guī)劃都取得了一定程度的發(fā)展。但大多完成手機軟件數(shù)字化管理，并沒有在實質(zhì)上提升檔案保管經(jīng)濟效益。根據(jù)對館藏品紙質(zhì)檔案掃描完成檔案的智能化，再通過手機軟件完成對智能化后檔案的查找運用，條形碼技術事實上也并沒有在檔案管理工作中廣泛應用。伴隨著互聯(lián)網(wǎng)技術和條形碼技術的迅猛發(fā)展，在現(xiàn)有的專業(yè)技術環(huán)境下，把RFID技術和數(shù)字檔案館建設與檔案資料實體的創(chuàng)新管理結合在一起，完成一種合理高效率，相對高度現(xiàn)代化管理的檔案館建設創(chuàng)新模式成為了很有可能。做為新一代原材料追蹤與信息識別的RFID技術的迅速發(fā)展給檔案保管的自動化技術、智能化系統(tǒng)增添了概率，具備多種方式無法比擬的優(yōu)勢。
2 智能化信息管理軟件總體架構
智能化信息管理軟件選用最先進的RFID自動識別技術和計算機系統(tǒng)技術性，以RFIDrfid標簽做為信息存儲媒體并粘帖在檔案上，在RFID處理芯片中存放該檔案資料的基本信息和申領償還紀錄，運用手執(zhí)掃描設備等RFID讀取機器設備，與后臺數(shù)據(jù)庫智能管理系統(tǒng)相配合，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的閱覽、償還、搜索、匯總工作步驟的數(shù)字化管理。其核心程序模塊如下所示：
該方案中關鍵硬件配置由無線天線、閱讀軟件、手持終端和標識及其網(wǎng)站服務器及手機客戶端。
2.1.標簽信息項的設定
檔案資料標識上儲存的信息內(nèi)容項包含：檔案資料類型、檔案資料名字、檔案編號、檔案資料密級、入庫時間、保存期、檔案資料內(nèi)容概述等。
貨位標識上儲存的信息內(nèi)容項包含：貨位種類、貨位序號、存放的檔案編號區(qū)段及總數(shù)。
2.2.固定不動閱讀軟件
在檔案庫房進出口組裝閱讀軟件，機器的正常運轉(zhuǎn)需外置適配器，且有局域網(wǎng)絡或無線網(wǎng)絡遮蓋，以實現(xiàn)傳輸數(shù)據(jù)。將RFID標簽閱讀軟件RJ45口與電腦網(wǎng)口相互連接，進而可將RFID標識閱讀軟件載入的信息通過互聯(lián)網(wǎng)或wifi網(wǎng)絡的形式傳回網(wǎng)絡服務器。
2.3.便攜式閱讀軟件
根據(jù)手執(zhí)PDA開展檔案的匯總、查看等通能。將掃描儀過的檔案資料有關信息以及對應的貨位信息搜集后，并自動回到所收集到的信息與核心數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中的信息進行核對。
3RFID關鍵技術于檔案室檔案保管的流程設計
3.1入場
3.2匯總
因為RFID的應用，匯總檔案資料變?yōu)橐豁椇喴卓焖俚毓ぷ髦校河蓹n案資料信息管理系統(tǒng)的查看分系統(tǒng)傳出匯總命令，RFID閱讀軟件馬上完成對檔案資料的相關信息及其對應的貨位數(shù)據(jù)的搜集，并自動回到所收集到的信息與核心數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中的信息進行核對。如針對不可以匹配的信息內(nèi)容，由管理者持便攜式閱讀軟件進行現(xiàn)場核查，修改系統(tǒng)信息或當場信息內(nèi)容，進而進行檔案資料匯總。
3.3查看
檔案資料在開展借出查看時，根據(jù)手執(zhí)RFID掃描設備開展檔案的出入庫。
3.4安全工作
安全性管理系統(tǒng)可完成對檔案室現(xiàn)場實時監(jiān)控系統(tǒng)與出現(xiàn)異常報警作用，以防止檔案資料被毀、失竊等。
3.5銷毀管理方法
每一份檔案資料入場時應先精準測量其凈重、頁數(shù)等物理特征,并存進RFID數(shù)據(jù)智能管理系統(tǒng),由監(jiān)控模塊對這種數(shù)據(jù)進行監(jiān)管。在檔案資料被查看后送還時，管理人員對該檔案的物理特征再次進行檢驗，及與檔案資料借出去以前的數(shù)據(jù)核對，進而可以及時發(fā)現(xiàn)檔案有沒有被撕爛、缺少等。
3.6防盜系統(tǒng)管理方法
全部館藏品檔案資料均處在閱讀軟件的載入范疇中。當檔案資料被拿出時，由出入庫口的RFID閱讀軟件捕獲檔案信息，及與出入庫命令信息內(nèi)容進行核對，倘若檔案資料是沒經(jīng)檔案資料信息管理系統(tǒng)傳出出入庫命令而出現(xiàn)異常離去貨位，監(jiān)控模塊會激發(fā)報警控制模塊傳出異?，F(xiàn)象報警。
3.7消毀
檔案的使用價值具備時間效應，針對喪失歸檔價值的檔案資料要進行消毀解決，以減輕對檔案保管資源的占有。當檔案資料在入場時，將保管期限載入RFID標識并儲存于核心數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中。在存放環(huán)節(jié)中，若有檔案資料做到保管期限時，消毀管理系統(tǒng)將自動跳出來檔案資料無效提醒，由管理人員作出消毀或再次存放解決。與此同時，管理者還可以通過檔案銷毀管理系統(tǒng)傳出無線網(wǎng)絡命令，由各檔案夾里的RFID標識意見反饋回保管期限信息內(nèi)容，完成對檔案的有效期限管理方法。
4硬件配置
信息管理軟件配套設施RFID機器設備主要包括：手執(zhí)RFID掃描設備、入口式RFID掃描設備、紙版rfid標簽等。
4.1手執(zhí)RFID掃描設備
手執(zhí)RFID掃描設備：用于檔案的匯總。檔案資料匯總是系統(tǒng)中尤為重要的一步，用戶可依據(jù)匯總的結果來確認財產(chǎn)情況有沒有問題。
4.2安全通道式RFID手持讀寫器掃描設備
主要應用于檔案資料進出時，可大批量載入信息內(nèi)容并自動提交系統(tǒng)軟件。
移動式寫卡器
產(chǎn)品規(guī)格：JKR901
應當場所：大批載入rfid標簽信息內(nèi)容，在庫房、保險庫大門口應用
基本參數(shù)：
RF導出：5dBm到30dBm
標識識別率：≥190tags/s
識別間距：≥10米
無線天線聯(lián)接：4個TNC反方向插口
串行通訊接口：10/100Base-T千兆以太網(wǎng)，RS232、GPIO光電隔離4路鍵入4路導出
防水等級：IP54(機器設備徹底避免外在因素入侵，雖不能完全避免塵土入侵，但入侵的塵土的量并不能危害正常操作。避免濺出水入侵，避免各方位濺出而來的水進到導致毀壞)
UHF8db圓極化無線天線
產(chǎn)品規(guī)格：JKA80
應當場所：大批載入rfid標簽信息內(nèi)容，在庫房、保險庫大門口應用
基本參數(shù)：
頻率范圍：902-928MHz
增 益：8dBi
輸入電阻：50Ω
至大功率：100W
波瓣總寬：E-Plane65°H-Plane65°
回損：≤1.35
電極化方法：圓極化
抗沖擊抗壓強度：216Km/h
接 頭：N-female
操作溫度：-30C°～60C°
防水等級：IP54(機器設備徹底避免外在因素入侵，雖不能完全避免塵土入侵，但入侵的塵土的量并不能危害正常操作。避免濺出水入侵，避免各方位濺出而來的水進到導致毀壞)
安全通道式掃描軟件固定件
應當場所：裝飾移動式寫卡器、有效管理發(fā)送地區(qū)、防潮防碰撞等
基本參數(shù)：
RF導出：5dBm到30dBm可調(diào)式
標識識別率：超過190標識/秒
標識識別間距：超過10米
無線天線射頻連接器：4個TNC反方向插口
串行通訊接口：10/100Base-T千兆以太網(wǎng)，802.11b/gWirelessLAN（選裝），RS232串口通信
GPIO光電隔離4路鍵入，4路導出
操作溫度：-20℃到+60℃
儲存環(huán)境溫度：-40℃到+80℃
空氣濕度：0-90%非冷疑
防水等級：IP54(機器設備徹底避免外在因素入侵，雖不能完全避免塵土入侵，但入侵的塵土的量并不能危害正常操作。避免濺出水入侵，避免各方位濺出而來的水進到導致毀壞)
4.3RFID圖書檔案標識
對于圖書檔案專業(yè)定制的RFIDrfid標簽，相互配合技術專業(yè)掃描軟件可有效管理精準掃描儀，避免誤掃描儀。RFID條形標識，選用獨特制作工藝制作而成，即擁有良好的防盜系統(tǒng)特性，與此同時擁有強大的數(shù)據(jù)信息讀寫能力作用，以廣泛用于檔案保管領域。標識選用兩邊延長設計方案，標識總長>35cm，以確保良好的載入實際效果，標識選用隱敝紙設計方案，看不到外露的處理芯片，確保標簽的安全性的同時也具有美觀大方。標識安裝于檔案上，識別距離較遠，相互配合智能化RFID專用型寫卡器，識別間距還可以在0-6米，主要是用于檔案保管所采用的標識優(yōu)選。
RFID圖書檔案標識
基本參數(shù)：
讀寫能力間距：0-6米
較大讀寫能力頻次：100,000次
數(shù)據(jù)保存時長：10年
標識載入敏感度：≥-18.0dbm
EPC儲存空間96bit
客戶儲存空間512bit
操作溫度：-20～+70℃
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